Kepada Yth;
Sekretaris Panitia Iedul Qurban
Masjid Al-Muhajirin Puri Cendana Bekasi
di Tempat
Bismillahirrahmanirrahiim,
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh,
Menunjuk Surat Keputusan Pengurus Yayasan Wakaf Al-Muhajirin Puri Cendana Bekasi, nomor : SK,002/YW.ALMHJRN/VI/2021, tanggal 19 Juni 2021, perihal Prosedur Pembentukan Panitia Pelaksana Ibadah Qurban.
Bahwa dalam struktural Panitia Pelaksana Ibadah Qurban Masjid Al-Muhajirin, terdapat jabatan Sekretaris.
Maka demi kelancaran kegiatan tersebut, serta agar dapat tercipta kepanitiaan yang solid dengan pembagian tugas yang jelas, dengan ini kami menetapkan Prosedur Kerja Sekretaris Panitia Qurban Masjid Al-Muhajirin sebagai berikut :
PROSEDUR KERJA
SEKRETARIS PANITIA IEDUL QURBAN
MASJID AL-MUHAJIRIN PURI CENDANA BEKASI
A. MAKSUD DAN TUJUAN :
Prosedur ini sebagai acuan untuk pejabat Sekretaris Panitia Iedul Qurban di Masjid Al-Muhajirin, untuk dapat melakasanakan tugas dan tanggung jawab dengan sebaik-baiknya.
Dengan prosedur kerja ini diharapkan dapat terbentuk kepanitiaan dalam suatu barisan yang kokoh, rapih dan teratur serta penuh keikhlasan dalam menjalankan tugas berjamaah ini sesuai dengan apa yang telah diteladani oleh Rasulullah SAW.
B. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB :
1). Mencatat daftar nama pequrban.
2). Mencatat nama pemilik pada hewan qurban.
3). Memasang label nomor pada hewan qurban,
4). Membuat dan memasang daftar pequrban untuk dapat diketahui dan dibaca khususnya oleh para hadirin pada hari-H pelaksanaan ibadah qurban.
5). Membuat laporan baik secara lisan maupun tulisan sebagai bentuk pertanggungjaban Panitia.
C. PROSEDUR KERJA :
Persiapan :
1) Buat label penomoran untuk disematkan pada hewan qurban, seperti contoh pada lampiran-1 dan lampiran-2 prosedur ini.
2) Buat daftar nama pequrban masing-masing untuk pequrban kambing dan pequrban sapi. Gunakan format seperti contoh pada lampiran-3 dan lampiran-4 prosedur ini.
3) Lakukan koordinasi dengan SEKSI PENDAFTARAN untuk mendapatkan daftar nama-nama pequrban.
4) Jika diperlukan, bantulah SEKSI PENDAFTARAN dalam melakukan rekap daftar nama pequrban.
Pelaksanaan :
1). Pelabelan hewan
a. Pelabelan hewan qurban dilakukan pada saat hewan tiba di tempat pelaksanaan acara qurban (lingkungan Masjid Al-Muhajirin)
b. Lakukan koordinasi dengan SEKSI PEMBELIAN & PEMELIHARAAN untuk mengetahui jadwal kedatangan hewan qurban.
c. Pelabelan pada hewan Qurban untuk memudahkan identifikasi pemilik hewan qurban. Label hewan menggunakan format yang sudah tersedia pada lampiran 1 dan 2 prosedur ini.
d. Jika memungkinkan, upayakan penomoran berurut sesuai kedatangan hewan.
e. Kalungkan pada hewan qurban, secara berurut sesuai jenis hewannya, bisa contohnya seperti ini :
f. Pastikan semua hewan telah terpasang label nomor, dan pastikan semua hewan qurban telah diketahui siapa pemiliknya.
2) Pembuatan dan Pemasangan Daftar Pequrban
a. Buatkan pencatatan untuk daftar nama pequrban agar dapat diketahui oleh khalayak masyarakat, khususnya bagi yang hadir pada acara pelaksanaan pemotongan hewan qurban.
b. Daftar Nama Pequrban dapat di cetak dengan kertas karton ukuran A3, dengan format seperti contoh pada lampiran-3 dan lampiran-4 prosedur ini.
c. Daftar nama pequrban tersebut dipasang (tempel pada dinding) di sekitar tempat acara pemotongan hewan qurban (di seputar lingkungan Masjid Al-Muhajirin), agar dapat terlihat dan dibaca oleh para hadirin.
Pelaporan :
Bagian dari tugas SEKRETARIS adalah membuat laporan untuk diketahui khalayak masyarakat, diantaranya berupa :
1) Pelaporan untuk disampaikan secara lisan sebelum pelaksanaan pemotongan hewan qurban, diantaranya mengenai :
a. Jumlah penerimaan qurban hewan kambing : ….
b. Jumlah penerimaan qurban hewan sapi : ….
c. Jumlah pequrban : ….
d. Informasi waktu pelaksanaan pemotongan hewan qurban : ….
e. Informasi lainnya.
Sampaikan pelaporan ini kepada Ketua Panitia untuk disampaikan sebagai kata sambutan pada saat pelaksanaan Sholat Iedul Adha.
2) Pelaporan secara tertulis berupa “Buku Laporan Pertanggungjawaban Panitia” untuk disampaikan kepada Pengurus Yayasan Wakaf Al-Muhajirin Puri Cendana dan Pengurus lingkungan (RT-RW).
Point-point penting yang perlu didokumentasikan dan disampaikan dalam laporan tertulis diantaranya mengenai :
a. Mukadimah
b. Hikmah pelaksanaan ibadah qurban
c. Daftar Susunan Panitia
d. Jumlah Hewan Qurban
e. Daftar nama-nama pequrban.
f. Daftar peralatan kerja yang di beli Panitia (menjadi asset Yayasan)
g. Laporan pendistribusian daging qurban.
h. Laporan keuangan panitia.
i. Penutup
D. LAMPIRAN-LAMPIRAN :
Lampiran-1 : Label Nomor Hewan Qurban Kambing
Lampiran-2 : Label Nomor Hewan Qurban Sapi
Lampiran-3 : Daftar Pequrban Hewan Kambing
Lampiran-4 : Daftar Pequrban Hewan Sapi
E. MASA KERJA :
Masa tugas dan tanggungjawab berlaku sejak tanggal Surat Penunjukan oleh Ketua Yayasan Wakaf Al-Muhajirin, sampai dengan selesainya rangkaian kegiatan tersebut sesuai dengan Skedule Waktu Pelaksanaan.
Demikian prosedur kerja ini kami berharap Saudara dapat melaksanakan tugas ini dengan sebaik-baiknya.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh,