A. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memeriksa dan memastikan bahwa sistem mutu telah dijalankan secara efektif dan terdokumentasi dalam memenuhi persyaratan prosedur yang ditetapkan.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini menjelaskan bagaimana melaksanakan Audit oleh Badan Pengawas mulai dari Penjadualan, Penyampaian Surat Undangan, Pelaksanaan, dan Pelaporan hasil audit.
C. TANGGUNG JAWAB
Ketua Badan Pengawas bertanggung jawab terhadap pembentukan team Audit (jika diperukan), penetapan Surat Keputusan Pelaksanaan Audit, Rencana Audit dan Surat pemberitahuan kepada seluruh pengurus yayasan yang akan diaudit.
D. URAIAN PROSEDUR
Pertimbangan diadakan pelaksanaan audit adalah :
1. Melaksanakan rencana audit yang sudah dijadualkan.
2. Adanya kecenderungan ketidaksesuaian implementasi prosedur.
3. Adanya permintaan dari Dewan Pembina untuk dilakukannya untuk tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap aktifitas Pengurus yayasan.
4. Tinjauan terhadap hasil Audit sebelumnya.
Periode audit dilakukan minimal sekali dalam 1 (satu) tahun, dan dapat dilaksanakan di luar jadual yang telah ditetapkan, dengan persetujuan Pengurus Yayasan.
Persiapan pelaksanaan :
Tahapan persiapan pelaksanaan Audit oleh Badan Pengawas adalah :
1. Pembentukan Team dan penunjukan Ketua Team Auditor oleh Ketua Badan Pengawas.
2. Ketua Badan Pengawas mengundang secara lisan atau tertulis kepada para pengurus yayasan yang akan dilakukan audit.
3. Sebelum pelaksanaan audit, Ketua Badan Pengawas menginformasikan Rencana Audit Mutu Internal dalam bentuk Surat Penugasan kepada Auditee dan Auditor.
4. Sebelum pelaksanaan audit, Ketua Badan Pengawas melakukan pembekalan (briefing) kepada auditor. Materi pembekalan meliputi :
a. Tujuan, Sasaran Audit, dan Ruang lingkup Audit.
b. Rencana/Jadual Audit dan pembagian kelompok/Team Auditor.
c. Tanggung jawab dan kewenangan Auditor
5. Tata tertib Audit :
a. Pengisian Form Rencana Audit.
b. Pembuatan check list auditor sesuai dengan lokasi dan materi audit yang telah ditetapkan.
c. Mencatat temuan ketidaksesuaian audit pada Form Catatan Hasil Audit.
d. Pengisian Form temuan PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) .
6. Kelengkapan Audit.
a. Form Rencana Audit Mutu Internal.
b. Checklist Audit
c. Daftar Hadir Audit.
d. Catatan Hasil Audit.
e. Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
f. Daftar Rekapitulasi.
g. Laporan Audit.
Tahapan Pelaksanaan Audit.
a. Opening Meeting
b. Pelaksanaan Audit.
c. Closing Meeting
Penjelasan proses Audit oleh Ketua Badan Pengawas :
1. Auditor
a. Auditor ditunjuk dan ditetapkan oleh Ketua Badan Pengawas.
b. Auditor adalah team yang dinilai memiliki kemampuan.
c. Audit harus dilakukan oleh Auditor yang bukan dari bidang kerja Auditee.
d. Dalam setiap pelaksanaan Audit, ditetapkan satu orang Lead Auditor yang bertindak sebagai koordinator, yang mengendalikan pelaksanaan Audit dan memastikan terpenuhinya Rencana Audit.
2. Tanggung jawab auditor adalah :
a. Melaksanakan audit sesuai persyaratan Audit yang telah ditetapkan.
b. Menjelaskan persyaratan-persyaratan Audit kepada Auditee.
c. Membuat check list untuk memastikan Audit dilaksanakan dengan efektif dan efisien.
d. Mencatat dan menyampaikan observasi (Usulan Perbaikan) yang ditemui.
e. Mencatat temuan ketidaksesuaian implementasi terhadap proedur yang telah ditetapkan pada Form Catatan Hasil Audit.
f. Membuat Rekapitulasi.
g. Membuat Laporan Audit sebagai bukti telah dilaksanakan audit sesuai rencana.
h. Memastikan tindakan perbaikan yang dinyatakan oleh Auditee dapat dilakukan sesuai target waktu yang dijanjikan.
i. Menyimpan dan memelihara dokumen-dokumen yang berkaitan dengan Audit.
j. Ketua Badan Pengawas bertanggung jawab terhadap seluruh pelaksanaan tahapan Audit.
3. Tanggung jawab Auditor juga meliputi:
a. Menetapkan Team Audit dalam menjalankan tugasnya.
b. Mempersiapkan Audit Plan.
c. Menjelaskan Audit Plan mewakili seluruh auditor pada saat opening meeting.
d. Menyusun Laporan Audit.
4. Tanggung jawab Auditee
a. Memberikan dukungan agar pelaksanaan Audit dapat berjalan sesuai dengan Rencana.
b. Menindaklanjuti ketidaksesuaian hasil Audit, sesuai dengan tanggal penyelesaian yang telah disepakati.
c. Mengirimkan bukti-bukti hasil perbaikan kepada Ketua Yayasan.
Pelaporan Hasil Audit
1. Laporan akhir audit dilaporkan kepada Ketua Yayasan sebagai bahan evaluasi saat dilaksanakan pertemuan rutin pengurus.
2. Monitoring Tindak Lanjut hasil Audit.
3. Monitoring Perbaikan hasil Temuan Audit.
4. Monitoring Tindak Lanjut perbaikan penyebab ketidaksesuaian.
Untuk memastikan dilakukannya perbaikan pada penyebab ketidaksesuaian hasil identifikasi Audit, maka:
a. Masing-masing penanggungjawab perbaikan penyebab ketidaksesuaian, menuliskan tindakan perbaikan yang akan dilakukan dan tanggal pelaksanaannya pada form Laporan Audit.
b. Badan Pengawas memonitor status perbaikan penyebab ketidaksesuaian dan menetapkan tindakan-tindakan yang diperlukan jika ada penyebab ketidaksesuaian yang belum ditindak lanjuti.
E. REFERENSI SILANG DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Prosedur Kerja Pengurus
F. LAMPIRAN
Surat Pemberitahuan Audit
Jadual Rencana Audit
Cheklist Audit
Daftar Hadir Pelakanaan Audit
Catatan Hasil Audit
Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan