Pertemuan Rutin Pengurus Yayasan sangat perlu dilakukan agar bisa memberikan update rutin serta menyelaraskan apa visi serta misi Yayasan Wakaf Al-Muhajirin Puri Cendana Bekasi sebenarnya.
Dalam pertemuan rutin ini, siapa saja yang yang tercatat dalam struktur kepengurusan yayasan memiliki kewajiban untuk datang, kecuali jika ada halangan untuk bisa menghadirinya.
Persiapan yang Harus Dilakukan
Sebelum yakin melakukan pertemuan, tentu saja ada berbagai macam persiapan yang harus dilakukan agar pertemuan ini dapat berjalan baik dan mendapatkan hasil yang maksimal, diantaranya :
Tentukan waktu meeting dengan tepat
Dengan begitu banyaknya jumlah peserta yang mungkin hadir, sudah pasti waktu serta tempat menjadi hal yang tidak boleh lupa disiapkan. Pertemuan rutin bisa dilakukan di di hari-hari libur kerja, dengan memanfaatkan tempat di ruangan Masjid, teras, atau tempat lainnya yang sekiranya dapat memberikan kenyamanan bagi peserta meeting.
Jangan lupa konsumsinya disiapkan juga supaya tidak mengantuk, hehehe ...
Buat agenda meeting yang terukur
Karena begitu banyaknya kepentingan dari masing-masing bidang kepengurusan, dan tentu saja banyak hal yang akan dijadikan sebagai bahan pembahasan, agenda meeting harus diatur dengan baik. Tentukan pokok bahasan yang menjadi tema utama sesuai dengan kondisi terupdate dan kebutuhan yang mendesak untuk dibahas.
Di sisi lain, meeting bukan hanya sebatas untuk mengetahui update dari setiap bidang, namun juga untuk mengetahui apabila ada hal lain yang bisa disampaikan, seperti pencapaian kinerja masing-masing bidang, rencana kegiatan yayasan kedepan, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang, dan lain-lain.
Kumpulkan pertanyaan sebelum melakukan meeting
Sebelum melakukan pertemuan, usahakan sudah mengumpulkan berbagai pertanyaan terlebih dahulu. Dengan begitu banyaknya jumlah peserta, lebih baik pertanyaan dikumpulkan.
Pertanyaan dapat dikumpulkan melalui pesan email atau pesan jalur pribadi melalui media whatsapp yang berisi mengenai apa saja yang ingin ditanyakan atau dijawab ketika melakukan pertemuan. Pimpinan meeting bisa melakukan list mana saja pertanyaan yang urgent dan harus dijawab saat itu juga.
Tunjuk Seorang Moderator
Agar meeting yang dilakukan ini berjalan dengan kondusif, dan suasana lebih hidup, dalam rapat dapat menunjuk siapa yang menjadi pembicara serta moderator. Dalam hal ini Sekretraris Yayasan, Sekretaris DKM, atau Koordinator Bidang dapat ditunjuk sebagai moderator sesuai dengan pokok bahasan yang terkait dengan bidangnya. Kecuali jika peserta meeting terbatas atau sedikit, meeting bisa dipimpin langsung oleh Ketua Pengurus yayasan.
Jika banyak pembicara, moderator bisa menyesuaikan durasi dari pertemuan ini. Contohnya saja jika masih banyaknya peserta rapat yang ingin bertanya atau menyampaikan pendapatnya, moderator meeting bisa mengurangi jumlah pertanyaan yang dilontarkan.
Seberapa Penting Melakukan Meeting Ini
Pertemuan rutin merupakan kegiatan yang sangat penting dilakukan. Bahkan harus diadakan dalam minimal sebulan sekali. Atau bahkan bisa juga dalam 2 minggu sekali, jika memang banyaknya pembahasan yang perlu segera di agendakan. Dengan tetap diperhatikan pentingnya persiapan yang harus dilakukan.
Dengan melakukan pertemuan rutin ini, setiap permasalahan dan keinginan pengurus bisa terupdate dan dapat segera terselesaikan. Dalam pertemuan rutin ini, semua dapat menyampaikan informasi yang mungkin sangat penting untuk keperluan di bidangnya masing-masing. Selain dapat menyampaikan update, pertemuan rutin ini juga sangat penting karena pengurus menjadi semakin bersemangat.
Melakukan pertemuan secara berkala untuk yayasan kita bisa menjadi budaya yang baik.