Prosedur Pembentukan Panitia Pelaksana Iedul Qurban

Kepada Yth;

Koordinator beserta Staff

Bidang Sosial & Kesejahteraan

Yayasan Wakaf Al-Muhajirin Puri Cendana Bekasi

di Tempat

Bismillahirrahmanirrahiim, 

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh,

Menunjuk Risalah Rapat Pengurus Yayasan Wakaf Al-Muhajirin Puri Cendana Bekasi, nomor : 001/RR-YW/AL-MHJRN/IX/2020, tanggal 12 September 2020, perihal Pembentukan Pengurus Yayasan Wakaf Al-Muhajirin Puri Cendana.

Bahwa :

1). Mengelola penerimaan dan penyaluran hewan qurban pada Hari Raya Iedul Adha, adalah bagian dari tugas dan wewenang dari Bidang Sosial & Kesejahteraan.

2). Bahwa dalam pelaksanaannya, kegiatan tersebut memerlukan tenaga pelaksana yang cukup banyak, sehingga dipandang perlu untuk dibentuknya Kepanitiaan dengan pembagian tugas yang jelas.

Maka demi kelancaran kegiatan tersebut, dengan ini kami menetapkan “Prosedur Pembentukan Panitia Pelaksana Ibadah Qurban”, sebagai berikut : 

PROSEDUR PEMBENTUKAN PANITIA PELAKSANA IBADAH QURBAN

BIDANG SOSIAL DAN KESEJAHTERAAN

YAYASAN WAKAF AL-MUHAJIRIN PURI CENDANA BEKASI

A. MAKSUD DAN TUJUAN :

Prosedur ini sebagai acuan untuk Bidang Sosial Dan Kesejahteraan dalam proses pembentukan Panitia Pelaksana Ibadah Qurban di Masjid Al-Muhajirin.

Dengan prosedur kerja ini diharapkan dapat terbentuk kepanitiaan dalam suatu barisan yang kokoh, rapih dan teratur serta penuh keikhlasan dalam menjalankan tugas berjamaah ini sesuai dengan apa yang telah diteladani oleh Rasulullah SAW.

B. SKEDULE WAKTU PELAKSANAAN :

Untuk tercapainya rencana kegiatan tepat waktu, Yayasan Wakaf Al-Muhajirin Puri Cendana Bekasi memberikan batasan waktu pelaksanaan rangkaian kegiatan kepada Panitia, sesuai dengan skedule (time line) sebagai berikut :

1. Pembentukan Panitia : H-25

2. Sosialisasi kepada warga : H-15

3. Pendaftaran Qurban : 

▪️ Jika hewan membeli sendiri : H-20 sd H-1

▪️ Jika hewan titip beli di Panitia : H-20 sd H-4

4. Penerimaan hewan qurban :

▪️ Jika hewan membeli sendiri : H-1 sd H-0

▪️ Jika hewan titip beli di Panitia : H-1 

5. Pemeliharaan hewan qurban : H-1 sd H-0

6. Sholat Iedul Adha (tanggal 10 Dzulhijah) : H-0

7. Pemotongan hewan qurban : H-0 sd H+4

8. Penakaran daging qurban : H-0 sd H+4

9. Pembentukan Daging Qurban : H-0 sd H+4   

Catatan :

▪️ Kegiatan nomor urut 1 menjadi tugas dan tanggungjawab Yayasan.
▪️ Kegiatan nomor urut 2 s.d 9 menjadi tugas dan tanggungjawab Panitia.
▪️ Kegiatan nomor urut 6 menjadi tugas dan tanggungjawab Bidang Ubudiyah DKM Al-Muhajirin.

Sesuai dengan tuntunan Rasulullah SAW, waktu berqurban ditetapkan sejak tanggal 10, 11, 12, dan 13 Dzulhijjah. Masa memotong qurban pada tanggal 10 disebut "Yaumul nahar" yaitu hari untuk menyembelih qurban. Sedangkan tanggal 11, 12, 13 dinamakan "yaumul tsyriq". Di luar waktu tersebut bila kita memotong hewan dinamakan sedekah.

Pelaksanaan pemotongan hewan qurban di Masjid Al-Muhajirin diupayakan untuk dilaksanakan pada tanggal 10 Dzulhijjah, sesaat setelah pelaksanaan Shalat Iedul Adha. Kecuali apabila waktu tidak memungkinkan untuk dilaksanakannya secara serentak – dalam hal ini dapat disebabkan karena banyaknya hewan qurban yang harus dipotong atau cuaca buruk, maka pelaksanan pemotongan dapat dilanjutkan pada hari berikutnya, yaitu pada tanggal 11,12, atau 13 Dzulhijjah.

C. TEMPAT PELAKSANAAN :

Pemotongan hewan qurban dilaksanakan di ruang terbuka yang ada di sekitar Masjid Al-Muhajirin. Seperti : di Lapangan olahraga RW.012, jalan raya, halaman Masjid Al-Muhajirin, atau Ruang Masjid, disesuaikan dengan situasi dan kondisi. Dengan tetap memperhatikan keamanan, kenyamanan, kebersihan, dan kesehatan bagi lingkungan di sekitarnya.

D. SUSUNAN PANITIA :

Susunan Panitia yang dibentuk ditetapkan sebagai berikut :

01). PEMBINA

02). PENANGGUNG JAWAB

03). KETUA PANITIA

04). SEKRETARIS

05). BENDAHARA

06). SEKSI PENDAFTARAN

07). SEKSI PERLENGKAPAN

08). SEKSI PEMBELIAN & PEMELIHARAAN

09). SEKSI PEMOTONGAN

10). SEKSI PENAKARAN

11). SEKSI PENDISTRIBUSIAN

12). SEKSI KONSUMSI

13). SEKSI KEBERSIHAN

14). SEKSI KEAMANAN

Susunan Panitia tersebut tidak dapat dirubah (ditambahkan / dikurangi / digabungkan), karena kegiatan masing-masing sudah diatur dalam standar operasional prosedur tersendiri.

E. PERSYARATAN :

Persyaratan yang dapat ditunjuk menjadi Panitia ditetapkan sebagai berikut :

1). Jama’ah Masjid Al-Muhajirin.

2). Lebih diutamakan bertempat tinggal di lingkungan RW.12.

3). Sehat jasmani dan rohani

4). Memiliki sifat amanah dan tanggung jawab untuk pelaksanaan kegiatan ini.

5). Memiliki keahlian khusus pada bidangnya, masing-masing, diantaranya :

Pembina

▪️ Secara struktural adalah Dewan Pembina Yayasan Wakaf Al-Muhajirin.

▪️ Namun secara keilmuan, dapat ditunjuk seseorang yang dianggap ahli (menguasai ilmu) dalam hal pelaksanaan rangkaian kegiatan ini.

Penanggung Jawab

Secara struktural adalah :

▪️ Ketua YW Al-Muhajirin 

▪️ Koordinator Bidang Sosial & Kesejahteraan

▪️ Dapat ditambahkan jika diperlukan

Ketua Panitia

▪️ Dipandang layak secara keilmuan dan kemampuan untuk memimpin. 

▪️ Jumlah panitia terdiri dari 1 orang, atau dapat ditambah dengan wakil 1 orang jika diperlukan.

Sekretaris

▪️ Memiliki kemampuan dalam bidang tulis-menulis 

▪️ Jumlah panitia terdiri dari 1 orang, atau dapat ditambah dengan wakil 1 orang jika diperlukan.

Bendahara

▪️ Memiliki kemampuan dalam bidang pencatatan keuangan (pembukuan) 

▪️ Jumlah panitia terdiri dari 1 orang, atau dapat ditambah dengan wakil 1 orang jika diperlukan.

Seksi Pendaftaran

▪️ Dikenal di lingkungan masyarakat, berakhlak baik (bersikaf ramah dan sopan), serta dipandang memiliki kemampuan dalam bidang pelaksanaan qurban, agar dapat menjelaskan dan mengarahkan pe-Qurban dalam melaksanakan qurbannya sesuai dengan ketentuan. 

▪️  Jumlah panitia terdiri dari 1 orang Koordinator, ditambah anggota sebanyak maksimal 6 orang yang merupakan perwakilan dari masing-masing RT sbb :

1. Anggota Seksi Pendaftaran RT.001/012
2. Anggota Seksi Pendaftaran RT.002/012
3. Anggota Seksi Pendaftaran RT.003/012
4. Anggota Seksi Pendaftaran RT.004/012
5. Anggota Seksi Pendaftaran RT.005/012
6. Anggota Seksi Pendaftaran RT.006/012

Seksi Perlengkapan

▪️ Memiliki kemampuan dalam bidang penyediaan barang kelengkapan untuk mendukung kegiatan ini. 

▪️ Jumlah panitia terdiri dari 1 orang Koordinator, ditambah anggota sesuai dengan kebutuhan.

Seksi Pembelian & Pemeliharaan

▪️ Memiliki pengetahuan tentang jenis hewan qurban yang baik, bersifat amanah dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas yang telah ditetapkan 

▪️ Jumlah panitia terdiri dari 1 orang Koordinator, ditambah anggota sesuai dengan kebutuhan.

Seksi Pemotongan

▪️ Memiliki kemampuan dalam bidang hukum dan tata cara pemotongan hewan qurban, memahami dan menghayati makna ibadah qurban sebagai bentuk penghambaan kepada Allah SWT, dalam rangka melaksanakan perintah Allah SWT dengan penuh keikhlasan dan ketundukan, sebagaimana dicontohkan Nabi Ibrahim AS, dan diperintahkan Rasulullah Muhammad SAW. 

▪️ Jumlah panitia terdiri dari 1 orang Koordinator, dan 6 Sub Koordinator yaitu :

1. Sub Koordinator Pemotongan Sapi

2. Sub Koordinator Pemotongan Kambing

3. Sub Koordinator Bidang Cincang Daging Sapi

4. Sub Koordinator Cincang Daging Kambing

5. Sub Koordinator Pemilahan Kaki, Kepala & Jeroan

6. Sub Koordinator Pemilahan Hak Pequrban

ditambah anggota sesuai kebutuhan.

Seksi Penakaran

▪️ Memiliki ketelitian, kemampuan dan kemauan kuat dan bertanggung jawab untuk membagikan amanah hewan qurban secara adil bagi para mustahiqnya, sesuai dengan petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan

▪️ Jumlah panitia terdiri dari 1 orang Koordinator, ditambah anggota sesuai dengan kebutuhan.

Seksi Pendistribusian

▪️ Memiliki ketelitian, kemampuan dan kepedulian sosial kuat dan bertanggungjawab untuk menyampaikan amanah hewan qurban bagi para mustahiqnya, sesuai dengan petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan

▪️ Jumlah panitia terdiri dari 1 orang Koordinator, ditambah anggota sesuai dengan kebutuhan.

Seksi Konsumsi

▪️ Memiliki kemampuan dalam bidang masak-memasak 

▪️ Jumlah panitia terdiri dari 1 orang Koordinator, ditambah anggota sesuai dengan kebutuhan.

Seksi Kebersihan

▪️ Memiliki pengetahuan tentang hukum kebersihan lingkungan (Thaharah), berkemauan dan bertanggungjawab untuk menjaga kebersihan lingkungan - terutama kebersihan lingkungan masjid, sesuai dengan petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan. 

▪️ Jumlah panitia terdiri dari 1 orang Koordinator, ditambah anggota sesuai dengan kebutuhan.

Seksi Keamanan

▪️ Memiliki kemampuan dalam pengamanan asset Panitia. Bisa juga dilaksanakan oleh Petugas Security RW.012. 

▪️ Jumlah panitia terdiri dari 1 orang Koordinator, ditambah anggota sesuai dengan kebutuhan.

F. PROSEDUR PEMBENTUKAN PANITIA :

Dalam pembentukan Panitia Iedul Qurban, ditetapkan prosedur sbb :

1) Pengurus Yayasan cq Bidang Sosial & Kesejahteraan mengundang sejumlah pengurus lingkungan beserta perwakilan warga yang dapat mewakili aspirasi warga muslim RW.012, pada waktu dan tempat yang telah ditentukan, dalam acara Rapat Pembentukan Panitia Iedul Qurban, diantaranya kepada :

a)  Pengurus RW,012

b)  Pengurus RT.001-006 RW.012

c)  Pengurus Yayasan Wakaf Al-Muhajirin Puri Cendana

d)  Pengurus DKM Al-Muhajirin

2) Rapat Pembentukan Panitia menunjuk salah satu jama’ah atau peserta rapat yang di pandang layak serta memiliki kemampuan dan memenuhi kriteria untuk menjadi Ketua Panitia.

3) Ketua Panitia terpilih berhak menunjuk warga atau peserta rapat lainnya untuk ditempatkan sebagai Koordinator Seksi pada formasi susunan panitia sesuai bidang kerja yang ada.

4) Ketua Panitia beserta Koordinator Seksi yang telah ditunjuk, selanjutnya secara bersama-sama menambahkan dan melengkapi susunan kepanitiaan dengan keanggotaannya masing-masing, dengan jumlah yang disesuaikan dengan kebutuhan.

5) Proses melengkapi susunan kepanitiaan oleh Ketua Panitia beserta Koordinator Seksi, dapat dilakukan pada acara rapat pertama atau dilanjutkan setelah rapat dinyatakan ditutup atau selesai.

6) Setelah susunan kepanitiaan dipastikan lengkap, Ketua Panitia mengajukan permohonan kepada pengurus yayasan untuk dapat diterbitkan Surat Penetapan Susunan Panitia Iedul Qurban.

7) Dengan diterbitkannya Surat Penetapan Susunan Panitia Iedul Qurban oleh pengurus Yayasan, maka segala aktivitas pelaksanaan penerimaan dan penyaluran hewan qurban, didelegasikan menjadi tugas dan tanggungjawab panitia, dengan tetap melaksanakan Standar Operasional Prosedur yang telah ditetapkan oleh Yayasan, untuk masing-masing bidang tugas sebagai berikut :

▪️ Ketua Panitia

   Dokumen nomor : SK.002-01/YW.ALMHJRN/VI/2021
▪️ Sekretaris

   Dokumen nomor : SK.002-02/YW.ALMHJRN/VI/2021
▪️ Bendahara

   Dokumen nomor : SK.002-03/YW.ALMHJRN/VI/2021
▪️ Seksi Pendaftaran

   Dokumen nomor : SK.002-04/YW.ALMHJRN/VI/2021
▪️ Seksi Perlengkapan

   Dokumen nomor : SK.002-05/YW.ALMHJRN/VI/2021
▪️ Seksi Pembelian & Pemeliharaan

   Dokumen nomor : SK.002-06/YW.ALMHJRN/VI/2021
▪️ Seksi Pemotongan

   Dokumen nomor : SK.002-07/YW.ALMHJRN/VI/2021
▪️ Seksi Penakaran

   Dokumen nomor : SK.002-08/YW.ALMHJRN/VI/2021
▪️ Seksi Pendistribusian

   Dokumen nomor : SK.002-09/YW.ALMHJRN/VI/2021
▪️ Seksi Konsumsi

   Dokumen nomor : SK.002-10/YW.ALMHJRN/VI/2021
▪️ Seksi Kebersihan

   Dokumen nomor : SK.002-11/YW.ALMHJRN/VI/2021
▪️ Seksi Keamanan

   Dokumen nomor : SK.002-12/YW.ALMHJRN/VI/2021

8) Dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya, Panitia diharuskan tetap melakukan koordinasi dan membuat laporan kegiatan kepada pengurus Yayasan Wakaf Al-Muhajirin Puri Cendana Bekasi, dari awal hingga selesainnya pekerjaan tersebut.

A. MASA KERJA PANITIA :

Masa tugas dan tanggungjawab Panitia adalah : Berlaku sejak tanggal ditetapkan oleh Ketua Yayasan Wakaf Al-Muhajirin Puri Cendana, sampai dengan selesainya rangkaian kegiatan tersebut sesuai dengan Skedule Waktu Pelaksanaan, dan melaporkan hasil kegiatannya kepada Ketua Yayasan Wakaf Al-Muhajirin Puri Cendana.

B. HAK PANITIA :

Adapun hak-hak yang dapat diperoleh Panitia adalah :

1). Panitia berhak mendapatkan konsumsi (snack dan makan siang) yang disediakan oleh SEKSI KONSUMSI.

2). Dalam hal konsumsi makan siang, Panitia diperbolehkan mengkonsumsi Daging Qurban yang diolah oleh SEKSI KONSUMSI, berdasarkan akad yang telah dilakukan antara pe-Qurban dengan SEKSI PENDAFTARAN.

3). Panitia berhak mendapatkan daging qurban, yang besarannya tidak melebihi ukuran yang diterima kaum muslimin (non fuqara) Warga Puri Cendana Blok E lainnya.

Demikian prosedur kerja ini kami berharap Saudara dapat melaksanakan tugas ini dengan sebaik-baiknya.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh,

Catatan :

▪️ Prosedur ini beserta dokumen turunannya baru sebatas pengingat untuk kita.

▪️ Belum ada pengesahan oleh Pengurus YW Al-Muhajirin.